Kayıt Yönetimi
Kayıt Yönetimi

Etkinlik Kayıt, süreçler arasında yönetilmesi en kritik unsurdur. Holacon etkinlik kayıtlarınızı etkinlik öncesinde organize eder ve hatalara engel olur. Mevcut davetli listelerinizi yarattığınız etkinliğe aktararak etkinliğinizin özel listesini oluşturabilirsiniz. E-davetiye gönderimi, e-davetiyelerden gelen dönüşler, LCV aramaları sonucu katılımlar ve online gelen kayıtlar ile en son kayıt listenizi yaratabilirsiniz. Etkinlik anında kayıt sistemini kullanarak kapı girişlerinizi kolaylıkla kayıt altına alabilir, check-in sistemi ile net katılım sayınızı çıkarabilirsiniz. Online olarak gelen her kayıt sizin onayınızdan geçer ve sonrasında katılımcılar arasına eklenir. Online kayıt sistemi ile davetli profilinizi istediğiniz kapsamda biçimlendirebilirsiniz.

Davetli Listelerinizi Yönetin

Holacon sizin için mevcut davetli listelerinizi arşivler. Davetli listelerinizi yaratabilir, kategorilendirebilir ve açıklamalar girebilirsiniz. Listeleriniz bu şekilde her zaman elinizin altında olur ve bir sonraki etkinlik için size kalıcı bir CRM datası oluşturur. Dilerseniz listelerinizi Excel’den aktarabilir ya da sistemde yarattığınız listelerinizi bilgisayarına indirebilirsiniz

Davetli Listelerinizi Yönetin
E-Davetiyelerinizi Gönderin ve Online Kayıtlar Alın
E-Davetiyelerinizi Gönderin ve Online Kayıtlar Alın

Etkinliğiniz için aktardığınız listeleriniz sizin için potansiyel katılımcılar listesi olarak beklemekte. E-davetiye sistemi sayesinde bu potansiyeli gerçek katılımcılara dönüştürmek çok kolay. Sadece tek bir tıkla tüm davetli listenize ve asistanlarına otomatik olarak davet gönderebilirsiniz. Üstelik e-posta içeriklerinizi dilediğiniz gibi tasarlayabilir ya da önceden tasarladığınız davetiyenizi yükleyebilirsiniz. Holacon binlerce e-postayı kendi bulut sunucusu üzerinden dakikalar içinde gönderirken, size sadece durumları izlemek kalır. Takip sistemi sayesinde giden her bir e-postanın durumu size anlık olarak bildirilir ve kayıt listenizdeki e-postaların geçerliliğini raporlar. E-davetiyeniz üzerindeki kayıt linki sizin için otomatik yaratılan web sitesi üzerinden, davetlilerinizin Holacon hesabı yaratarak, kayıt yaptırmasını sağlar.

Davetiye Taleplerini Yönetin

Holacon kayıt sisteminde "Özel Davetiyeli" ve "Herkese Açık" olmak üzere 2 tip kayıt durumu vardır. "Özel Davetiyeli" olarak gerçekleşen etkinliklerde davetli olmayan birinin katılımı için kişiler tarafınıza davetiye talebinde bulunabilir. Davetiye talebi sisteminize düştüğünde kişinin profiline erişebilir ve isteğiniz doğrultusunda bu kişiye tek tıkla davetiye göndererek kayıt olmasını sağlayabilirsiniz.

Davetiye Taleplerini Yönetin
Kayıt Onay Sistemi
Kayıt Onay Sistemi

Kayıt sisteminde, web sitesinden veya mobil uygulamadan, hatta kayıt için oluşturduğunuz ve kendi web sitenize eklediğiniz kayıt modülünden gelebilecek her kayıt sizin onayınıza düşer. Bu kısımda davetlinin profilini görüntüleyebilir ve kayıt yaptırması için onay verebilirsiniz. Onayınız doğrultusunda sistem kişiyi katılımcı listenize ekleyecektir.

Detaylı Filtreleme İle Listeniz Görmek İstediğiniz Şekilde

Etkinlik sürecinde birçok farklı parametre bulunmakta ve bu parametrelerden dolayı kayıt listelerini yönetmek içinden çıkılması zor durumlar yaratabiliyor. Holacon bu sorunu aşabilmek adına işlevsel bir filtreleme sistemi sunar. Kişileri e-davetiye durumu, LCV durumu, katılım durumu, voucher durumu, ödeme durumu, ödeme tipi, katılımcı etiketi, konaklama durumu, VIP transfer durumu, biletli transfer durumu, özel notlar (konaklama kaydı girilecek, biletli transfer kaydı girilecek vb) check-in durumu gibi birçok parametre ile kişilerinizi filtreleyebilir, bu filtreler doğrultusunda listenizden çıktı alabilirsiniz

Detaylı Filtreleme İle Listeniz Görmek İstediğiniz Şekilde
Check-in Sistemi
Check-in Sistemi

Organizasyon yöneticisi, Holacon mobil uygulamasını kullanarak yetkisi dahilinde katılımcıları isim, soy isim bilgileriyle veya katılımcı yaka kartındaki QR kodu okutarak sorgulayabilirler. Bu sorgulama sonucunda katılımcıya ait konaklama, transfer, ödeme durumu vb. tüm bilgilerine erişebilirler. Katılımcı özel bir alana giriş yapmak istiyorsa bu sorgulama sonucunda eğer daveti var ise oturma planındaki masa numarası da katılımcı ile paylaşılır.

Interaktif LCV Sistemi

Zahmetli ve zamanla yarışılan bu süreçte Holacon LCV sürecini sizin için tamamen otomatize ediyor. LCV ekiplerini sisteme yetkilendirmeniz ile birlikte LCV operasyonunuza başlayabilirsiniz. LCV sistemi iki kişinin aynı anda aynı kişiyi aramasını önler. Katılım listesi ekranınıza otomatik olarak düşer. Kişi için ara tuşuna basıldığı anda kişinin telefon numarası ile tüm detaylarının paylaşıldığı bir pencere açılır. Ekipteki diğer kişiler o kişinin arandığını ve görüşmede olduğunu anlık olarak görürler ve kişiye arama yapmak için erişemezler. Kişi çağrıyı sonlandırdığında "katılıyor, “katılmıyor”, “belki”, “ulaşılamadı”, “bilgiler hatalı”, “tekrar aranacak" durumlarından birini seçerek çağrıyı sonlandırır. LCV sistemi bu durumlara göre listeyi kategorize eder ve karmaşayı önler. Operasyondaki hangi kişinin ne kadar sürede kaç adet arama yaptığı bilgisi anlık olarak görüntülenebilir. Üstelik tüm bu sürecin raporunu hazırlamak sadece 1 tıklama kadar kolay ve hızlıdır.

Interaktif LCV Sistemi
Katılımcı Etiketleri
Katılımcı Etiketleri

Holacon, etkinliğinizi yarattığınız anda sizin için "Katılımcı”, “Görevli”, “Sponsor,” “VIP”, “Basın”, “Öğrenci” vb." hazır davetli grupları oluşturur. Bu grupları sonradan düzenleyebilir, ekleyebilir, çoğaltabilir ve renklendirebilirsiniz. Etiketleme sistemi sayesinde yaka kartlarında kişinin hangi gruba ait olduğunu belirtebilir, davetli ekranlarında bu grupları filtreleyebilir, bu gruplara ait kaç kişi olduğunu görebilir ve tüm bu bilgileri raporlandırabilirsiniz.

Proaktif Etkinlik Yönetimi Yazılımı Holacon ile etkinlikleriniz artık dijital ortamda yönetiliyor; hata yapma olasılığı sıfıra iniyor. Minimum efor sarf ederek kusursuz bir etkinlik deneyimi yaratmak artık çok kolay. Holacon tüm etkinlik süreçlerinizde bilgisayarınızda ve cebinizde.

Operasyon Yönetimi

Holacon, zorlu ve stresli etkinlik operasyonlarınızı kolaylıkla ve sıfır hata ile yönetmenize ve tamamlamanıza olanak sağlar. Tüm operasyonel süreçlerinizi otomatize eder; maliyet ve zaman tasarrufu sağlar.

Kayıt Yönetimi

Kayıt Yönetimi Modülü, etkinlik kayıtlarınızı sistematik ve kontrollü bir şekilde organize etmenize olanak sağlar. Her bir katılımcınızın, iletişime geçtiğiniz ilk andan itibaren tüm süreçteki yolculuğunu detaylı bir şekilde sunar.

Konaklama & Transfer Yönetimi

Artık konaklama listelerini Excel’de tutmanıza, her değişiklikte oteller ile uzun görüşmeler gerçekleştirmenize gerek yok! Konaklama modülü, hatasız ve sorunsuz bir şekilde katılımcılarınızın odalarını organize etmenize olanak sağlar.

Etkinlik İçerik & Pazarlama

Holacon Etkinlik Oluşturma modülü ile etkinliğinizi dakikalar içinde kolayca yaratabilir; etkinliğinizin pazarlama ve satış faaliyetlerini etkili şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Website & Mobil Uygulama

Holacon her etkinliğiniz için özel web siteniz ve mobil uygulamanızı anında yaratmanıza olanak sağlar. Web sitesi ve mobil uygulama sayesinde potansiyel katılımcılara ulaşın ve etkileşim yaratın!

Entegrasyon & Rapor Servisi

Dashboard üzerinden sunulan ayrıntılı istatistikler sayesinde etkinliğinize nasıl değer kattığınızı ve kilit performans değerlerinizi nasıl yükselttiğinizi takip edin!