Görev Devretmekten Neden Korkuyoruz?

London Business School Profesörü John Hunt, etkinlik yöneticilerinin yalnızca% 30'unun etkinlik planlama sürecinde yetki devredebileceğini düşündüğünü belirtti. Buradaki % 30'un sadece üç çalışanından biri görevlerini çok iyi verdiğini söylüyor. Bu nedenle, etkinlik yöneticilerinin yalnızca onda biri bir etkinlik planlama görev listesiyle başa çıkmak için yeteri kadar yetki verme becerisine sahip. Oysa ki, iyi bir planlama ile görevleri etkin bir şekilde devretmenin yollarını mevcut.

Yetki vermek, birçok etkinlik yöneticisi için hem stresli hem de zor bir süreçtir. Hangi görevlerin delege edileceğine karar verebilen kişiler, etkinlik yönetiminde başarıya ulaşır. Delegasyona istekli olan etkinlik yöneticisi, iyi bir etkinlik organizatörü olmak için ihtiyaç duydukları her şeye sahiptir. Peki, siz delegasyonu ne kadar başarıyorsunuz?

Etkinlik planlamanıza yetki vermenin nedenleri

Etkinlik yöneticisi görevleri sayısız olabilir ve bu nedenle görevleri devretme nedenleri de vardır. Tek başınıza tüm süreçle başa çıkmanız imkansızdır. Çalışmalarınızın bir bölümünü devretmek zorundasınız.

Çalışanlarınıza önemli görevler atamanız onları ekibin değerli bir parçası yapacaktır.

Görev atayarak, çalışanlarınızın ve şirketinizin büyümesine izin verirsiniz.

Çok büyük bir stresi ortadan kaldıracak

Yetkilendirme hem yönetici hem de ekip üyeleri için stresi azaltır. Teslim etmek, kontrol etmek, iş akışındaki sınırları belirlemek, yeterli destek sağlamak, vb. için güvendiğiniz insanlara görev paylaşımı yapmak hem stresinizi, hem de hata yapma olasılığını azaltır.

Sponsorlarınız ve katılımcılarınızla etkileşimde bulunmak için daha fazla zamanınız olacak

Etkinlik organizasyonu süreci farklı ekip üyeleri arasında dağıtıldığında, en iyi yaptığınız şeyler için daha fazla vaktiniz olacaktır. Sponsorlar, katılımcılar ve iş ortaklarınız yüksek öncelikli olmalıdır.

 Etkinlikleriniz gelişecek

Çalışmayı organize ederken, bilgi sürekli güncellenir, bu nedenle çalışanlarınızı eğitmek için zaman harcamanız gerekir ve sundukları hizmetler daha iyi hale gelir. Böylece etkinlikleriniz gelişir.

 Bir profesyonel olarak gelişip büyüyeceksiniz

Ekip üyelerinize belirli bir sorumluluk çerçevesinde hareket etme özgürlüğü ve profesyonel gelişim fırsatı verilirse; planlama yöneticisi olarak mükemmel bir sonuç elde edersiniz.

 Görevleri kime devredebiliriz?

Doğru kişiye yetki vermek için, burada göz önünde bulundurulması gereken faktörler şunlardır:

  • Yetkilendirilen göreve uygun bireyin deneyimi, bilgisi ve becerileri.
  • Gerekli eğitimi sağlamak için zamanınız ve kaynaklarınız var mı?
  • Bireyin tercih ettiği çalışma tarzı.
  • Kişi ne kadar bağımsız?
  • İşinden ne istiyor?
  • Uzun vadeli amaçları ve ilgi alanları nelerdir ve bunlar önerilen çalışma ile nasıl uyumludur?
  • Bu kişinin şu andaki iş yükü, vb.

Görevler ne zaman devredilir?

Delegasyon kazan-kazan olmalıdır. Bunun uygun şekilde yapmanız gerekir. Ancak, istediğiniz herhangi bir şeyi devredemezsiniz. Yetkilendirmenin ne zaman en uygun olduğunu belirlemek için göz önünde bulundurulması gereken bazı önemli konular vardır:

  • Kişinin daha fazla çalışmak için vakti var mı?
  • Yetki vermek, diğer sorumlulukların ve iş yüklerinin değiştirilmesini gerektirecek mi?

Doğru kişiyi seçtiğinizde, etkinlik planlamanıza yardımcı olun ve ona gerekli kaynakları ve işi yapma yetkisini verin.

Başkalarına devretme görevleri

Aşağıdaki çalışma türlerine genellikle yetki verilir:

  • Rutin çalışma;
  • Özel faaliyetler;
  • Özel ve küçük sorunlar;
  • Hazırlık çalışmaları.

Bir etkinlikte bir kişiye ilk kez görev devretmeye başladığınızda, görevlerin tamamlanmasının daha uzun sürdüğünü fark edebilirsiniz. Sorun yok. Bunun nedeni, siz bu alanda uzman bir kişisiniz ve delegasyon yaptığınız kişi hala öğreniyor.

Delege edilecek en iyi görevler aşağıdaki gibidir:

LCV 

Çevrimiçi bir davetiye hizmetinden yararlanmak veya LCV'ye alternatif yöntemler sunmak, LCV tarihini belirgin ve acil hale getirmek

Tedarikçilerle iletişim

Görevi, çok yararlı bağlantıları olan ve insanlarla iletişim kurmaktan hoşlanan birine emanet edin.

Etkinlik Kayıt

Etkinlikleri düzenlemek için bir program kullanarak, ekibiniz kolayca etkinlik oluşturabilir, kaydı yönetebilir ve verileri raporlayarak paylaşabilir.

Etkinlik Girişi

Modern etkinlik check-in araçları sayesinde, etkinlik check-in işlemlerini herkese devretmek kolay ve güvenli olacaktır.

Katılımcı Yönetimi

Davetiyeler oluşturun, onayları ve kayıt sayfalarını özelleştirin, katılımcılarınızın konaklama, transfer ve tüm etkinlik yolculuğunu yönetin.

Etkinlik sonrası sorumluluklar

Etkinliğin ilerlemesini gerçek zamanlı istatistikler, hatırlatıcılar ve raporlarla takip edecek birini atayın. Gelecekteki etkinlikler için hazırlık yapın.

İlk adım, hangi görevlerin atanabileceğine ve hangilerinin yapılamayacağına karar vermektir. Yalnızca iş için gerçekten önemli olan görevleri bırakmak faydalı olacaktır.

Kime görev vermeniz gerektiğini öğrenin. Yönetici görevi yapacak kişiye güvenmelidir.

Çalışanlara verilen görevler ve talimatlar doğru bir şekilde yerine getirilmeli ve net bir şekilde yorumlanmalıdır. Çalışanların görevi doğru bir şekilde anlamalarını sağlamak hiçbir zaman gereksiz olmayacaktır.

Görevi tamamlamak için belirli bir son tarih ve ilerlemeyi kontrol etmek için birkaç kontrol noktası oluşturmak önemlidir.

Güven verin ve hareket özgürlüğü sağlayın. Güvenme hissi, çalışanlara ilham verecek ve göreve daha fazla ilgi ve yatırım yapma konusunda yardımcı olacaktır.

Yalnızca görevi değil, aynı zamanda uygulama sorumluluğunu da devretmek gerekir.

İlk başta, delege verilmesi korkutucu olabilir: ekip üyeleri başa çıkamayabilir, sizi beceriksiz olarak görürler, şirketin itibarını olumsuz etkileyebilirler. Ancak korku, hem personelin hem de şirketin gelişimini yavaşlatır. Yetkilendirme, üst düzey bir etkinlik yöneticisinin gerçekleştirmesi gereken beş ana işlevden biridir. Ne kadar çalışanınız olduğu ya da ne kadar büyük bir etkinlik yaptığınızın bir önemi yoktur.

 

Holacon, etkinliğinizi planlama aşamasından operasyon aşamasına kadar sunduğu kolaylıkların yanı sıra gelişmiş Görev Yönetimi modülü sayesinde ekibinizi kolaylıkla yetkilendirmenize, görevleri takip etmenize ve kontrol etmenize olanak sağlar. Görev yönetimi ile ekibinize görevler atayın, teslim tarihleri ekleyin ve raporlar elde edin. Hem etkinliğinizi hem de ekibinizi en iyi şekilde organize ederken hata yapma olasılığını minimuma indirin.