ETKİNLİK YÖNETİMİNDE SIK KARŞILAŞILAN PROBLEMLER VE ÇÖZÜMLERİ

Etkinlik Yönetimi’nin başarısında, iyi bir planlama, doğru ön görüler, uyumlu bir takım çalışması ve kaynakların doğru kullanılması kilit unsurlardır. Bununla birlikte her ne kadar iyi organize edilmiş ve planlı bir etkinlik süreciniz olsa da bu yolda karşımıza öngörülemeyen ve ansızın ortaya çıkan birçok sorunla karşılaşmanız kaçınılmazdır. Çözüm ise, sorunlara hızlı çözüm bulabilmek ve anında aksiyon alabilmekte

YANLIŞ BÜTÇE PLANLAMASI

Etkinliğimizin bütçesi ne kadar esnekse o kadar başarılı oluruz, düşüncesi aslında yanlıştır. Ebetteki bütçe birçok kaynağa kolaylıkla ulaşmamıza, yaratıcılığımızı sınırlamadan etkinliğimizi geliştirmemize olanak sağlar.  Fakat burada kilit unsur bütçenin yüksek olması değil, bütçeyi iyi yönetebilmektir.  İyi planlanmayan bütçeler, yönetim süreçlerinde karşımıza çıkacak ekstra maliyetleri öngörmemizi engeller; ancak süreç tamamlandığında planlanan bütçenin ne kadar fazla üzerine çıktığımızı fark ederiz.  Etkinlik kaynaklarımızı iyi araştırmak, tahmini bir tablo oluşturmak ve ekibi bu doğrultuda iyi bilgilendirmek önemlidir. Öngörülebilecek ve ekstra çıkabilecek maliyetler ise her zaman önceden planlanmalı ve iş planına eklenmelidir.

Holacon, size etkinliğinizin planlama aşamasında ve operasyon sürecinde tüm bu kalemleri bir düzen içerisinde tutmanıza, analiz etmenize ve raporlamanıza olanak sağlar. Holacon’un anlık ve düzenli göstergeleri sayesinde durumunuzu her an kontrol edebilir, planınızı güncelleyebilir ve olabilecek maliyetleri ekibinizle birlikte kolaylıkla öngörebilirsiniz.

 

KÜÇÜK DETAYLARI GÖZDEN KAÇIRMAK

Siz her ne kadar büyük bir titizlikle etkinlik operasyonunuzu yürütmeye çalışsanız da, bu stresli süreçte karşınıza çıkan, gözden atlanan ufak detaylar mutlaka oluyor. Her ne kadar ufak gibi görünse de belki de etkinlikte çok daha büyük bir etkiye neden olacak bu problemleri bazen göremeyebilir ve tespit edemeyebiliriz. İşte asıl büyük stres de bu noktada başlar…

İyi bir görev yönetimi ve takibi size her bir detayı görmenizi ve en acil ve sıkışık durumlarda bile kontrolü kaybetmemenize olanak sağlar. Üstelik tüm yükü üzerinize almanıza gerek kalmadan. Sürecin başında ekibinizde kimin hangi görevden sorumlu olduğunu, hangi durumlarda ne yapmaları gerektiğini  açıklıkla aktarabilirseniz, aksaklıklar ve detaylar minimum hata ile çözülür  ve süreç başarı ile tamamlanır.

Öncelikle, etkinliğinizin risk değerlendirmesini tamamlayın ve değişikliklerin meydana gelme olasılığının en yüksek olduğu alanları belirleyin. Ne yapılması gerektiği ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını açıklayan ayrıntılı bir etkinlik planı oluşturun. Ve ardından, siz ve ekibinizin planın tamamını anladığından ve hazır olduğundan emin olun.

Tabi tüm bu süreci yönetmek için de ekstra bir zaman ve planlama gerekiyor.  İşte bu noktada Holacon yardımınıza koşuyor.

Holacon, Görev Yönetimi ve Ekip Yönetimi modülleri sayesinde ekibinizi oluşturmanıza ve görevler atamanıza olanak sağlar. Üstelik görevleri son teslim tarihine ve aciliyetine göre derecelendirebilir ve ekibinizi bilgilendirebilirsiniz. Anlık olarak kimin hangi görevde olduğunu, hangilerinin tamamlandığını görebilir, yeni görevler atayabilir ve detaylı raporlar elde edebilirsiniz. Holacon, hata yapma olasılığınızı sıfıra indirmek için çalışır!

 

ÇOK FAZLA DAVETLI!

Etkniliğinize ne kadar çok davetli katılırsa, sorumluluğunuz o kadar fazla artar.

Günün sonunda asıl amacımız katılımcılara kusursuz ve etkileyici bir deneyim yaşatmak; bu nedenle onları olumsuz etkileyecek en ufak bir sorun etkinliğimizin imajına büyük zararlar verebilir. Kişiye özel davetiye gönderimi, katılım paketleri satın alma, oturma düzeni, katılımcı kimlik kodları, transfer ve konaklamaya kadar stresli bir süreç başarılı bir şekilde yönetilmek üzere sizi bekliyor.

Katılımcılarınızı belirli biz düzende tutarak, gruplandırarak ve anlık takip ederek, çıkacak olumsuzlukları en aza indirgeyebilirsiniz. Dikkatli bir takip ve düzen detaylarda kaybolmanızı önleyecektir.

Holacon ise size çok daha fazlasını sunar. Holacon, davetli listelerinizi oluşturmanıza, talepleri yönetmenize, otomatik davetiye ve e-posta göndermenize, anlık durum kontrolleri ve değişiklikleri gerçekleştirmenize olanak sağlar. Online LCV sistemi ise davetlilerinizden anında katılım yanıtı almanıza ve LCV süreçlerinin yükünden kurtulmanıza olanak sağlar. Transfer ve konaklama modülleri ise tüm bu süreçleri hatasız yönetmenize yardımcı olur. Kişiye özel yaratılan katılımcı kodları ise her bir katılımcınızın ayrıcalıklı hissetmesine ve etkinlik alanlarında giriş çıkış kontrollerinin güvenle yönetilmesini sağlar.

 

 

YÖNETİLMESİ GEREK ÇOK SAYIDA TEDARİKÇİ

İster etkinlik ajansı olun isterseniz de şirketinizde ilgili departmanda görev alın, her etkinliğinizde birçok farklı tedarikçi ile çalışıyorsunuz. Tedarikçiler arasında takibi ve iletişimi sağlamak, her yeni revizede tüm tedarikçileri bilgilendirmek, ekipman ve malzeme üretimlerini takip etmek başlıca stresli bir süreç. Buradaki en önemli nokta tedarikçilerinizin beklentilerinizi, ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde anlaması ve sizin de onlara en iyi şekilde aktarabiliyor olmanız.  Tedarikçilerinizle yakaladığınız uyum ve disiplin minimum hata ile etkinliğinizi tamamlamanızı sağlayacaktır.

 

Holacon, ekipmanların üretim aşamasından kurulum aşamasına kadar tüm adımları yönetmenize ve takip etmenize olanak sağlar. Gerekli ve acil durumlarda sürece kolaylıkla müdahale edebilir ve tedarikçilerinizle paylaşabilirsiniz.  Üstelik ekipman ve malzemeleriniz için kolaylıkla yerleşim planı oluşturabilir ve gelen son dakika değişikliklerini anında gerçekleştirebilirsiniz.

 

İyi ekip, iyi planlama ve disiplin etkinlik yönetiminin olmazsa olmazı ve minimum hata ve başarının kilit noktalarıdır. Holacon tüm bu kilit unsurlar kapsamında ihtiyacınız olan ve sizi başarıya götürecek tüm modülleri sunar ; stressiz, sıfır hata ile etkinliklerini tamamlamanıza yardımcı olur.

Tüm dünya dijitalleşirken neden etkinlikleriniz eksik kalsın?

Holacon’u detaylı incelemek ve demo talebi için tıklayın!